Menghindari kesalahan dan bahaya dalam ber-e-mail tidak sulit. Berikut ada contoh kebiasaan ber-e-mail yang mengganggu dan apa yang bisa Anda perbuat untuk melakukan sebaliknya.
Subjek Tidak Jelas atau Tidak Ada
Buat si penerima supaya mudah mengetahui tentang apa e-mail Anda. Seperti kebanyakan orang pada umumnya, Anda bisa merangkum email yang datang berdasarkan tanggal, pengirim, dan subjek. Bukankah Anda akan senang jika bisa mendapatkan informasi yang dibutuhkan hanya dari subjeknya? Si pengirim telah mempermudah Anda dan telah menghemat waktu Anda.
Di lain pihak, sering kali Anda menerima e-mail tanpa subjek atau yang diberi label, misalnya “Nomor telepon yang Anda minta”. Mengapa si pengirim tidak mengatakan langsung di subjek, “Nomor teleponnya adalah xxx-xxx-xxxxxxxx”? Pada waktu mengirim e-mail yang berhubungan dengan orang tertentu, beri rincian pada subjek, beserta dengan namanya. Sebagai contoh, jika Montana telah dipromosikan, buat subjek “Montana telah dipromosikan”. Jangan gunakan nama saja sebagai subjek.
Mengganti Topik Tanpa Mengganti Subjek
Misalkan Anda mengirim e-mail ke rekan kerja tentang subjek 1. Rekan kerja tersebut kemudian perlu mengirimkan e-mail tentang subjek 2 ke Anda. Namun, bukannya membuat e-mail baru dengan subjek “subjek 2”, ia hanya membalas e-mail Anda yang sebelumnya dan membahas subjek 2, dengan baris subjek tetap “subjek 1”.
Mengganggu, bukan? Pada waktu Anda mengirim e-mail, pastikan subjeknya sesuai dengan subjek yang sebenarnya. Jika Anda melakukannya pada waktu membalas e-mail, ganti subjeknya sesuai dengan subjek yang sebenarnya.
Memasukkan Beberapa Subjek dalam Satu E-mail
Memasukkan beberapa subjek dalam satu e-mail bisa mengurangi pengiriman dan pada akhirnya mengurangi lalu-lintas dan volume e-mail. Namun, si penerima bisa saja melewatkan satu atau beberapa topic tersebut. Lebih baik membuat satu topik per e-mail.
Mengirim Sebelum Berpikir
Menjawab sebelum berpikir bisa menyebabkan masalah. Pastikan bahwa Anda memang bermaksud seperti apa yang ditulis. Orang bisa salah mengartikan kata-kata Anda. Kalimat lelucon yang dikirim melalui e-mail kemungkinan disalahartikannya lebih besar dibanding dengan yang dikatakan secara langsung.
Hati-hati juga atas reaksi dan respon yang terlalu cepat terhadap e-mail yang menyakitkan Anda. Seperti ada tertulis, “Bodohlah yang menyatakan sakit hatinya seketika itu juga, tetapi bijak, yang mengabaikan cemooh.” Alasan lain mengapa Anda harus berpikir dulu sebelum mengirim adalah implikasi hukum. E-mail bisa dijadikan “temuan” oleh pengacara pihak yang sedang menuntut perusahaan Anda.
Menjawab ke Semua
Sebelum menekan Reply to All, pastikan Anda memang perlu melakukannya. Apakah semua orang perlu melihat respon Anda? Apakah respon Anda menguntungkan semua orang? Atau apakah Anda hanya mengirim respon pribadi atau membahas hal yang bersifat pribadi.